Soms kan je een aanbesteding gewoon niet winnen :(

“Deze gaan we zó ontzettend vet winnen” appte collega Ingrid me nog toen we de laatste hand legden aan de inschrijving. Onze klant behoort tot de nationale top in zijn vak en de samenwerking was navenant. De kwaliteit van inhoud en proces lag op een zeer hoog niveau, en dat was aan de stukken af te zien. En toch bleek dat we de aanbesteding verloren hadden aan een outsider.

Toen de opdrachtgever uitgenodigd werd als een van de gegadigden om voor de klant te mogen presenteren was dat ook precies wat we verwacht hadden. En die presentatie ging goed, non verbaal was te zien dat de beoordelaars aangenaam verrast waren. Het ging zo goed zelfs dat een lid van de beoordelingscommissie zich liet ontvallen dat het “een verademing is om eindelijk eens van vakmensen te horen hoe het moest”. Kat in het bakkie denk je dan.

Tot afgelopen vrijdag het bericht kwam dat we de aanbesteding verloren hadden.

De winnaar was een outsider, eigenlijk vrij onbekend in de markt. Vet balen natuurlijk, maar je kunt niet alles winnen tenslotte. Je bent benieuwd naar de onderbouwing die de opdrachtgever had verstuurd en wat de onderlinge scores doen, en wat blijkt: de winnaar scoort een 7, een 8 en drie keer een 9 en wij kregen gewoon een 5, drie 6-en en één 8. Die 5 op het zwaarst wegende onderdeel nota bene. Heel bijzonder; zo’n laag cijfer zijn we niet gewend en zeker op deze opdracht waar alles gewoon leek te kloppen. We werkten met een van de allerbeste – zo niet de allerbeste- in de sector, waren op tijd begonnen, hadden ons goed verdiept in de vraagstelling en kennen de materie van de klant als geen ander. We rekenden op minimaal een 8 op ieder onderdeel en werden hier letterlijk afgeserveerd met een gemiddelde van 5,9 tegen een 8,3 van de winnaar. En we waren ook nog eens beduidend goedkoper. Dit voelt als onterecht verliezen. Maar is dat ook zo? Hadden we niet gewoon door zelfoverschatting de aanbesteding verloren? Nee dus.

De schriftelijke motivatie was bij het lullige af, er werden spijkers op heel laag water gezocht om het afserveren te onderbouwen. Toch maar eens kijken van wie we nu eigenlijk verloren hadden, wellicht zou hun website wat inzicht geven waar we voor de toekomst van konden leren…

De winnaar blijkt een bedrijf te zijn dat in het domein van de aanbesteding niet heel erg goed thuis is; althans de website toont dit niet. Onze opdrachtgever kende ze niet eens, ook een veeg teken. En ook LinkedIn vertelt weinig; het bedrijf heeft geen bedrijfspagina, maar wel een gesloten groep met 275 leden. LinkedIn Sales Navigator laat een handjevol medewerkers zien, waarvan de ogenschijnlijk hoogste in rang ook bij nog twee andere micro organisaties werkt. Bijzonder is dan wel dat in de motivatiebrief waarin we in keurige bewoordingen worden afgeserveerd letterlijk wordt gesteld dat het beleggen van een onderdeel van de aanbesteding bij één persoon door de beoordelingscommissie als “te kwetsbaar” wordt geacht. Onze opdrachtgever is vier keer zo groot als de winnaar en doet dit al 35 jaar uiterst succesvol; hoe kan de concurrent met de veel kleinere staf dan wel goed hierop scoren?

Maar goed, je wilt nog steeds geen slechte verliezer zijn, zolang we maar niet onterecht verliezen. En uitbreiding van territorium is een gezonde ambitie, en concurrentie is hartstikke gezond. En het is een aanbesteding, en je mag aannemen dat de inkoper (ingehuurd via een gerenommeerd bureau) gezorgd heeft voor een equal level playing field? Toch? Nou dan, niet zeuren. Even met de kop schudden en weer opstaan, door naar de volgende!

….. tot we ergens op de website van de winnaar ineens een pagina vinden waarop iets lezen valt over een raad van advies, met meer leden dan er medewerkers bij het bedrijf lijken te werken. Daarin worden namen genoemd van verschillende topambtenaren, waaronder …. de directeur van de aanbestedende dienst. Niet handig. Duidelijk wordt dat onze concurrent via zo'n contact een veel betere kennispositie en daarmee uitgangspositie zou kunnen hebben om deze aanbesteding te winnen. Logisch dat we deze aanbesteding verloren hebben. Alleen mag zoiets niet volgens het vereiste gelijke speelveld voor alle inschrijvers.

Maar tegen zoveel gebundelde invloed kunnen we niet op, hier wil je geen ruzie mee. Onze opdrachtgever realiseert zich dit ook en besluit tandenknarsend om niet in beroep te gaan. Heel verstandig. En heel jammer. De komende jaren bouwen aan de relatie met deze opdrachtgever is het devies. Stil in een hoekje gaan zitten en uithuilen dan maar...

teleurstelling verloren aanbesteding

Photo by Matthew Henry on Unsplash

Ik was boos toen we hoorden van de uitkomst, en word weer boos nu ik dit schrijf. Deze móchten we dus niet winnen; de concurrent had zo veel meer relevante kennis over de klant dan wij. Hadden we geweten hoe de hazen hier liepen dan hadden we er echt niet op ingeschreven. En onze positie in de pre-tender fase versterkt. Onterecht verliezen is zó ontzettend frustrerend. En nee, het is zeker niet de eerste keer dat we dit in onze praktijk meemaken. Gelukkig is het een uitzondering.

Maar wennen doet het nooit. Zit in de aard van het beestje. Gelukkig maar…

Copyright © Tenderbirds