contact@tenderbirds.nl
Aanbesteden is een competitieve zaak, en wanneer er wordt besloten om in te schrijven is er geen enkele garantie op winst. Een verloren inschrijving is een grote teleurstelling na alle energie die in de inschrijving gestoken is. Maar, zelfs een verloren inschrijving kan worden beschouwd als een mogelijkheid om een volgende inschrijving wel te winnen. Hieronder staat de top vijf van tips om dit te doen.
Bij elke aanbesteding is de aanbestedende partij verplicht aan iedere deelnemer feedback te geven als onderdeel van de evaluatie. Voor alle criteria zou je een score moeten krijgen, naast de score van de winnende partij. Met deze vergelijkingen kan je het beste analyseren waar je verbeterpunten liggen. Wanneer je bijvoorbeeld 30% scoort van de maximale 30% op kosten, maar slechts 40% van de overblijvende 70% scoort, toont dat aan dat je op het gebied van de prijs een goede partij bent, maar dat je technische antwoorden kwalitatief niet goed genoeg waren, en die kosten je dan dat lucratieve contract!
Houd een evaluatie met het team dat ingeschreven heeft op de aanbesteding. Dit is een prima gelegenheid voor het hele team voor een eerlijke discussie en om de eigen feedback te kunnen geven hoe ze denken dat jullie samen de windassen kunnen verbeteren. Was er een gebrek aan communicatie tussen de teamleden? Was er genoeg tijd om de inschrijving te doen, zonder al te veel druk?
Het is nuttig om dit te doen voordat de gunning is geweest, omdat na de gunning de discussie vertroebeld zal worden door de uitslag. Je kan dan de eigen feedback vergelijken met de objectieve feedback van de aanbestedende partij en onderzoeken waar de verschillen liggen.
Probeer een bijeenkomst te regelen met de aanbestedende partij. Dit kan resulteren in de mogelijkheid een relatie op te bouwen, en geeft de boodschap dat je graag wil verbeteren, wat kan helpen bij het winnen van toekomstige aanbestedingen.
Geloof het of niet, maar een aanbesteder is niet altijd 100% zeker over wat ze wil. Een relatie met een aanbestedende partij waarvan je weet dat ze op zoek zijn naar producten of diensten die je levert, geeft je de mogelijkheid je oplossing aan de aanbestedende partij te presenteren voordat ze zelfs maar weten dat ze een probleem hebben!
Daarbij komt nog dat een goede relatie met een aanbestedende partij ervoor kan zorgen dat je ‘dichter bij het vuur’ zit, met alle mogelijkheden en voordelen van dien!
Een 100% winsituatie (of je eerste inschrijvingen winnen) lijkt een droom voor tenderteams, maar dit kan uiteindelijk negatief uitpakken omdat het een vals gevoel van je eigen mogelijkheden geeft. Het enkele feit dat je wint betekent namelijk niet dat je op je top presteert, of dat je zelfs minder hard hoeft te gaan werken.
Zelfs wanneer je wint, kan het zijn dat je overall score naar beneden is gegaan vergeleken bij vorige inschrijvingen. Als je niet oplet, en de feedback niet heel goed beoordeelt, kan je zomaar, zonder dat je het zelf doorhebt, achter raken bij je concurrenten!
De gevaarlijkste uitdrukking in zaken doen is ‘we hebben het altijd op deze manier gedaan’. Winnen of verliezen: je moet feedback vragen van de aanbesteder. Wanneer je wint, kan dat maar met een teenlengte zijn, en dat betekent dat de competitie je op de hielen zit.
Je kan er zeker van zijn dat de competitie die net een aanbesteding verloren heeft vastbesloten is de volgende keer beter te scoren. Zelfs een heel kleine aanpassing in hun benadering kan genoeg zijn om jou in te halen, wanneer je zelf vasthoudt aan je eigen manier van werken.
Het is altijd het beste om vanuit je sterkte (een gewonnen inschrijving) te acteren dan vanuit je zwakte (een verloren inschrijving). Maar zelfs wanneer je hebt gewonnen, moet je niet vergeten even de tijd te nemen om je verbeterpunten te identificeren.
Wanneer je je tenderproces wil verbeteren, is het essentieel dat je op reguliere basis je inschrijvingen tegen het licht houdt om ervoor te zorgen dat de verbeteringen, die je identificeert, worden geïntegreerd in je tenderproces. Zo borg je dat het tenderproces continu verbetert.
Dus naast het gebruik van feedback van aanbestedende partijen, zullen regelmatige audits van je eigen tenderteam verbeterpunten kunnen opleveren voor je inschrijvingen.
Nog verder de winkans verhogen? Soms helpt een vreemd paar ogen om alles op een lijn te krijgen. Nodig iemand uit van een andere afdeling om de tekst door te lezen. Dit is ook direct een goede test om te zien of de tekst begrijpelijk is voor buitenstaanders.
Nieuwsgierig geworden naar onze manier van reviewen? Of gewoon een vraag? Neem dan contact met ons op.
"Deze blog is een vertaling van 'five top tips to use feedback to get better at tendering' van James Connor”